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Kaffee fürs Büro bestellen

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Kein Büro funktioniert ohne Kaffee. Du wirbst in deinen Stellenausschreibungen mit gutem Kaffee und möchtest das Versprechen einhalten? Dann bist du bei Coffee Circle goldrichtig. Wir rösten einige der feinsten Spezialitätenkaffees der Welt und investieren darüber hinaus für jedes verkaufte Kilo 1 € in die Anbaugebiete. So gibst du deinen Angestellten nicht nur einen guten Geschmack, sondern auch ein gutes Gefühl.

Unsere Kaffee-Empfehlung für dein Büro

Jeder Kaffee-Zubereiter funktioniert anders. Das bedeutet auch, dass dieselbe Bohnensorte im Vollautomaten zubereitet anders schmecken wird als in der Siebträgermaschine. Deshalb geben wir dir Empfehlungen je nach Gerät, das du in deiner Büro-Küche stehen hast. Bestellst du unsere 1-Kilo-Vorratspackungen, dann profitierst du zugleich von einem satten Preisvorteil gegenüber unseren 350-Gramm-Packungen.

  • Direkt und fair gehandelt
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Frau beim Limu Kaffee zubereiten

Wie kalkuliere ich Kaffeekosten für mein Büro?

So unterschiedlich, wie die Teams und Unternehmen, sind auch die Kaffeesituationen in Büros: Welche Maschine wird genutzt? Wie hoch ist der Bohnenverbrauch? Wir helfen dir dabei, die anfallenden Kosten zu berechnen.

Um die jährlichen oder monatlichen Kosten für Kaffee- und Maschinenlösungen für dein Büro kalkulieren zu können, solltest du folgende Punkte beachten – klicke hier, um zum gewünschten Thema zu springen:

  1. Anschaffungskosten der Kaffeemaschine (Kauf oder Leasing)
  2. Wartungskosten der Kaffeemaschine
  3. Kaffeekosten
  4. Nebenkosten für Strom und Wasser

1. Anschaffungskosten der Kaffeemaschine (Kauf oder Leasing)

Die Kosten einer Kaffeemaschine fürs Büro sind stark abhängig von der Teamgröße, der Ausstattung der Maschine, als auch von den Zusatzleistungen, über die die Maschine verfügen soll (z.B. Milchkühlschrank, Festwasseranschluss etc). Je nach Bedarf und Teamgröße eignen sich Vollautomaten, Filterkaffeemaschinen oder auch Espressomaschinen. Von Kaffeemaschinen, die für den privaten Gebrauch ausgelegt sind, raten wir im Büro ab. Diese sind in den meisten Fällen nicht für die Tassenleistungen in Büros ausgerichtet und stoßen schnell an ihre Leistungsgrenze.

Kauf oder Leasing – was eignet sich am besten für dein Team?

Wer die hohen Anschaffungskosten vermeiden und die Gesamtkosten lieber auf 24 oder 36 Monate aufteilen möchte, kann eine Kaffeemaschine leasen. In diesem Fall zahlst du für die Nutzung der Maschine einen monatlichen Betrag. Aus dem Gerätemodell sowie der Zusatzleistungen ergibt sich die monatliche Leasingrate. Die auf dich zukommenden Leasingraten werden vertraglich vereinbart und sind gut planbar. Weiterhin gelten Leasingraten als Betriebsaufwand und verringern den zu versteuernden Gewinn.

Vor Abschluss eines Leasingvertrages empfehlen wir die Kosten der Laufzeit den einmaligen Anschaffungskosten bei Kauf der Maschine gegenüber zu stellen. Die Summe aller Leasingraten ist oft etwas höher als die Kaufsumme bei einmaligem Kauf des Geräts. In den meisten Fällen sind Leasingverträge nicht kündbar, sodass die Zusammenarbeit mit dem Leasingpartner nicht vorzeitig beendet werden kann.

2. Wartungskosten der Kaffeemaschine

Eine regelmäßige Wartung der Kaffeemaschine, vor allem der Vollautomaten sorgt für eine konstante Qualität der Kaffeegetränke sowie eine längere Lebenszeit der Maschine. Einzelne Bestandteile der Maschine werden im Rahmen der Wartung überprüft und ggf. je nach Verschleiß ausgetauscht. Im ersten Jahr sind Service und Wartung meist durch den Maschinenhersteller abgedeckt. Ab dem 13. Monat empfehlen wir in professionelle Maschinenwartungen zu investieren. Die Wartungspauschale ist in der Regel von der Größe der Maschine und der Nutzung, gemessen an der Tassenleistung, abhängig. Bei einer Vollwartungspauschale solltest du mit Kosten von ca. 70-150 € pro Monat (Monatliche Kostenpauschale bei einem WMF Vollautomaten bei einer jährlichen Leistung von 10.000 Tassen, unter Vorbehalt.) rechnen.

In Filterkaffeemaschinen ist oft weniger Elektronik verbaut, sodass diese, im Vergleich zu Kaffeevollautomaten, weniger wartungsintensiv sind. In diesem Fall sehen wir eine Vollwartungspauschale als nicht zwingend notwendig.

3. Kaffeekosten

Der wichtigste Faktor, um den Kaffeeverbrauch im Büro zu berechnen, ist die Teamgröße. Wir gehen davon aus, dass an 20 Tagen im Monat gearbeitet wird und am Tag durchschnittlich 2 Tassen pro Person getrunken werden. Eine Tasse Kaffee kalkulieren wir mit 8,5 g Kaffee. Die Menge versteht sich als Durchschnittswert und kann je nach Maschine im Büro und gewählter Maschineneinstellung schwanken. Ebenso kann der Kaffeepreis je nach Wahl der Bohne sehr unterschiedlich sein. Bei der unten aufgeführten Berechnung legen wir unseren Buna Dimaa mit einem Preis von 22,90 € pro kg an.

Formel zur Ermittlung des monatlichen Kaffeeverbrauchs:

Mitarbeiteranzahl x Anzahl Tassen pro Tag x Arbeitstage im Monat x Kaffeemenge pro Tasse in kg = benötigte Kaffeemenge pro Monat in kg

Beispiel für eine Teamgröße von 30 Mitarbeitern:

  • Anzahl Mitarbeiter = 30
  • Anzahl Tassen Kaffee am Tag = 2
  • Anzahl Arbeitstage im Monat = 20
  • Kaffeemenge pro Tasse = 0,0085 kg
  • Berechnung der benötigten Kaffeemenge im Monat:
    30 Mitarbeiter x 2 Tassen pro Tag x 20 Arbeitstage x 0,0085 kg Kaffee pro Tasse = 10,2 kg Kaffee/Monat
  • Daraus resultierender Jahresbedarf:
    12 Monate x 10,2 kg = 122,40 kg Kaffee/Jahr
  • Entstehende Kaffeekosten im Jahr:
    22,90 €/kg x 122,40 kg = 2.802,96 €

4. Nebenkosten für Strom und Wasser

Ein komplexes Thema – auch uns ist es nicht leicht gefallen, die Kosten für den Verbrauch zu ermitteln, da wenig Informationen online verfügbar sind.

  • Wasserverbrauch: Setzt sich aus der notwendigen Wassermenge für die Tassenanzahl pro Jahr sowie der benötigten Menge Wasser für die Reinigung der Maschine zusammen.
  • Stromkosten: Durchschnittlich brauchen Vollautomaten 1,5- 3,5 kW pro Stunde. Den genauen Energieverlust der Kaffeemaschine findest du in den technischen Angaben von Kaffeemaschinen. Der Verbrauch eines Jura Giga X3 Vollautomatens, der die passende Maschine für ein Team mit ca. 30 Mitarbeitern darstellt, liegt bei 2,3 kW pro Stunde. Angenommen, die Maschine läuft im Durchschnitt 9 Stunden pro Tag und die durchschnittlichen Kosten pro Kilowattstunde liegen bei 27 Cent, so belaufen sich die jährlichen Kosten auf 1.453 €.

Einen ersten Anhaltspunkt mit welchen Kosten du rechnest musst, gibt dir dieser Verbrauchsrechner. Um die Stromkosten noch genauer unter Berücksichtigung weiterer Faktoren zu ermitteln, empfehlen wir dir mit dem Kaffeemaschinenhersteller Rücksprache zu halten.

Kann ich Kaffee im Büro von der Steuer absetzen?

Jeder trinkt im Büro Kaffee, egal ob alleine am Schreibtisch oder in Meetings mit Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden. Doch kann man Kaffee im Büro eigentlich steuerlich absetzen?

Aus betrieblichen Gründen gekochter Kaffee kann im Büro eine Betriebsausgabe sein und lässt sich daher von der Steuer absetzen. Der Gesetzgeber unterscheidet bei Betriebsausgaben zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungskosten. Aufmerksamkeiten können zu 100% steuerlich geltend gemacht werden, Bewirtungskosten hingegen nur zu 70%.

Zur Beurteilung, ob Getränke oder Speisen bei der Arbeit eine Aufmerksamkeit oder eine Bewirtung darstellen, ist der Umfang der Getränke und Speisen entscheidend und nicht deren Preis. Wer Mitarbeitern und Geschäftspartnern im Büro Kaffee, Tee oder Erfrischungsgetränke anbietet, ist im steuerlichen Sinne aufmerksam. Gleiches gilt für die Bereitstellung von Kaffee während Meetings, Schulungen oder an Messeständen. In diesen Fällen stellt Kaffee eine Geste der Höflichkeit dar und wird als Aufmerksamkeit eingestuft. Die Kosten können zu 100% als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Mit Bewirtungen sind ebenfalls der Verzehr von Speisen und Getränken gemeint, allerdings steht hier das Darreichen der Speisen im Vordergrund. Ein typisches Beispiel für eine Bewirtung ist ein Geschäftsessen in einem Restaurant. Der Kaffee nach dem Essen im Restaurant kann als Teil einer Bewirtung nur zu 70% abgesetzt werden. Zusätzlich bedürfen Bewirtungen im Vergleich zu Aufmerksamkeiten detaillierter Informationen, die auf einem Bewirtungsbeleg festgehalten werden müssen (Anlass der Bewirtung, Name der Gäste, Unterschrift etc.).

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Art von Betriebsausgabe Kaffee bei dir im Büro darstellt, frage am Besten bei eurem Steuerberater nach.

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