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Zusammen Kaffeetrinken

Wie kalkuliere ich Kaffeekosten für unser Büro?

So unterschiedlich, wie die Teams und Unternehmen, sind auch die Kaffeesituationen in Büros: Welche Maschine wird genutzt? Wie hoch ist der Bohnenverbrauch? Dieser Artikel hilft euch dabei, die anfallenden Kosten zu berechnen.

Um die jährlichen oder monatlichen Kosten für Kaffee- und Maschinenlösungen für dein Büro kalkulieren zu können, solltest du folgende Punkte beachten – klicke hier, um zum gewünschten Thema zu springen:

  1. Anschaffungskosten der Kaffeemaschine (Kauf oder Leasing)
  2. Wartungskosten der Kaffeemaschine
  3. Kaffeekosten
  4. Nebenkosten für Strom und Wasser

Alle Informationen für die optimale Kaffeelösung in deinem Unternehmen:

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1. Anschaffungskosten der Kaffeemaschine (Kauf oder Leasing)

Die Kosten einer Kaffeemaschine fürs Büro sind stark abhängig von der Teamgröße, der Ausstattung der Maschine, als auch von den Zusatzleistungen, über die die Maschine verfügen soll (z.B. Milchkühlschrank, Festwasseranschluss etc). Je nach Bedarf und Teamgröße eignen sich Vollautomaten, Filterkaffeemaschinen oder auch Espressomaschinen. Von Kaffeemaschinen, die für den privaten Gebrauch ausgelegt sind, raten wir im Büro ab. Diese sind in den meisten Fällen nicht für die Tassenleistungen in Büros ausgerichtet und stoßen schnell an ihre Leistungsgrenze.

Bei welcher Teamgröße du mit welchen Anschaffungskosten rechnen solltest, zeigt dir die folgende Übersicht:

Kauf oder Leasing – was eignet sich am besten für dein Team?

Wer die hohen Anschaffungskosten vermeiden und die Gesamtkosten lieber auf 24 oder 36 Monate aufteilen möchte, kann eine Kaffeemaschine leasen. In diesem Fall zahlst du für die Nutzung der Maschine einen monatlichen Betrag. Aus dem Gerätemodell sowie der Zusatzleistungen ergibt sich die monatliche Leasingrate. Die auf dich zukommenden Leasingraten werden vertraglich vereinbart und sind gut planbar. Weiterhin gelten Leasingraten als Betriebsaufwand und verringern den zu versteuernden Gewinn.

Vor Abschluss eines Leasingvertrages empfehlen wir die Kosten der Laufzeit den einmaligen Anschaffungskosten bei Kauf der Maschine gegenüber zu stellen. Die Summe aller Leasingraten ist oft etwas höher als die Kaufsumme bei einmaligem Kauf des Geräts. In den meisten Fällen sind Leasingverträge nicht kündbar, sodass die Zusammenarbeit mit dem Leasingpartner nicht vorzeitig beendet werden kann.

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2. Wartungskosten der Kaffeemaschine

Eine regelmäßige Wartung der Kaffeemaschine, vor allem der Vollautomaten sorgt für eine konstante Qualität der Kaffeegetränke sowie eine längere Lebenszeit der Maschine. Einzelne Bestandteile der Maschine werden im Rahmen der Wartung überprüft und ggf. je nach Verschleiß ausgetauscht. Im ersten Jahr sind Service und Wartung meist durch den Maschinenhersteller abgedeckt. Ab dem 13. Monat empfehlen wir in professionelle Maschinenwartungen zu investieren. Die Wartungspauschale ist in der Regel von der Größe der Maschine und der Nutzung, gemessen an der Tassenleistung, abhängig. Bei einer Vollwartungspauschale solltest du mit Kosten von ca. 70-150 € pro Monat (Monatliche Kostenpauschale bei einem WMF Vollautomaten bei einer jährlichen Leistung von 10.000 Tassen, unter Vorbehalt.) rechnen.

In Filterkaffeemaschinen ist oft weniger Elektronik verbaut, sodass diese, im Vergleich zu Kaffeevollautomaten, weniger wartungsintensiv sind. In diesem Fall sehen wir eine Vollwartungspauschale als nicht zwingend notwendig.

3. Kaffeekosten

Der wichtigste Faktor, um den Kaffeeverbrauch im Büro zu berechnen, ist die Teamgröße. Wir gehen davon aus, dass an 20 Tagen im Monat gearbeitet wird und am Tag durchschnittlich 2 Tassen pro Person getrunken werden. Eine Tasse Kaffee kalkulieren wir mit 8,5 g Kaffee. Die Menge versteht sich als Durchschnittswert und kann je nach Maschine im Büro und gewählter Maschineneinstellung schwanken. Ebenso kann der Kaffeepreis je nach Wahl der Bohne sehr unterschiedlich sein. Bei der unten aufgeführten Berechnung gehen wir von einem Preis von € 18,00 netto/kg (Durchschnittlicher Coffee Circle Preis pro Kilo/Kaffee für Firmen mit einem Volumen von 20 kg) aus.

Formel zur Ermittlung des monatlichen Kaffeeverbrauchs:

Mitarbeiteranzahl x Anzahl Tassen pro Tag x Arbeitstage im Monat x Kaffeemenge pro Tasse in kg = benötigte Kaffeemenge pro Monat in kg

Beispiel für eine Teamgröße von 30 Mitarbeitern:

  • Anzahl Mitarbeiter = 30
  • Anzahl Tassen Kaffee am Tag = 2
  • Anzahl Arbeitstage im Monat = 20
  • Kaffeemenge pro Tasse = 0,0085 kg
  • Berechnung der benötigten Kaffeemenge im Monat:
    30 Mitarbeiter x 2 Tassen pro Tag x 20 Arbeitstage x 0,0085 kg Kaffee pro Tasse = 10,2 kg Kaffee/Monat
  • Daraus resultierender Jahresbedarf:
    12 Monate x 10,2 kg = 122,40 kg Kaffee/Jahr
  • Entstehende Kaffeekosten im Jahr:
    18,00 €/kg x 122,40 kg = 2.203,20 €

4. Nebenkosten für Strom und Wasser

Ein komplexes Thema – auch uns ist es nicht leicht gefallen, die Kosten für den Verbrauch zu ermitteln, da wenig Informationen online verfügbar sind.

  • Wasserverbrauch: Setzt sich aus der notwendigen Wassermenge für die Tassenanzahl pro Jahr sowie der benötigten Menge Wasser für die Reinigung der Maschine zusammen.
  • Stromkosten: Durchschnittlich brauchen Vollautomaten 1,5- 3,5 kW pro Stunde. Den genauen Energieverlust der Kaffeemaschine findest du in den technischen Angaben von Kaffeemaschinen. Der Verbrauch eines Jura Giga X3 Vollautomatens, der die passende Maschine für ein Team mit ca. 30 Mitarbeitern darstellt, liegt bei 2,3 kW pro Stunde. Angenommen, die Maschine läuft im Durchschnitt 9 Stunden pro Tag und die durchschnittlichen Kosten pro Kilowattstunde liegen bei 27 Cent, so belaufen sich die jährlichen Kosten auf 1.453 €.

Einen ersten Anhaltspunkt mit welchen Kosten du rechnest musst, gibt dir dieser Verbrauchsrechner. Um die Stromkosten noch genauer unter Berücksichtigung weiterer Faktoren zu ermitteln, empfehlen wir dir mit dem Kaffeemaschinenhersteller Rücksprache zu halten.

Zusammenfassung

Unsere Aufstellung der Kosten für Kaffee und Maschine im Büro soll dir eine erste Hilfestellung für die Ermittlung der Kosten für dein Team geben.

Teamgröße 30 30
Maschine Jura Giga X3 Moccamaster
Anschaffungskosten (Beispiel Kauf der Maschine) 3.990,00 € 167,22 €
Wartungskosten/-pauschale Jahr 1: 0 €
(Jahr 2: 780,00 €)
0,00 €
Anzahl Tassen (2 Tassen/Tag) 14.440 14.440
Kaffeekosten 2.203.20 € 2.203,20 €
Stromkosten 1.543,00 € 916,00 €
Gesamtkosten (netto) 7.736,20 € 3.286,42 €

Uns ist bewusst, dass jede Kaffeemaschinenlösung individuell ist und daher auch die Kosten stark variieren können. Die oben aufgeführten Preise verstehen sich unter Vorbehalt und dienen lediglich der Orientierung.

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